ชีวิตและการงาน

เคล็ดลับบริหารงานกับเวลาให้ลงตัว

Published 10 ก.ย. 2019

By มิสบลูมวูด

เคล็ดลับบริหารงานกับเวลาให้ลงตัว

งานเก่าก็ยังไม่เสร็จ งานใหม่มาจ่อหน้าโต๊ะอีกแล้ว ไหนจะประชุมใหญ่ ประชุมเล็กยิบย่อย และต้องประสานงานกับแต่ละฝ่ายในบริษัท โทรศัพท์ก็ดัง ปลายสายต้องการคำตอบด่วน... ชีวิตวุ่นวายยุ่งเหยิง กระทบไปถึงสุขภาพ (เราจะมาพูดเรื่องนี้กันภายหลังค่ะ) 

เชื่อว่าหลายคนต้องเคยประสบปัญหานี้ จนอยากนั่งนิ่งๆ หายใจยาวๆ สักชั่วโมง ซึ่งหลายครั้งมันไม่ได้เกิดจากการขี้เกียจทำงานหรอก ไฟการทำงานก็ยังมีอยู่เต็มเปี่ยม แต่เราพลาดเรื่องการจัดระเบียบเวลานั่นเองค่ะ ทำให้ระบบการทำงานรวน ตามมาด้วยเรื่องอื่นๆ บางคนบอกว่าการจัดการเวลานั้น ง้าย...ง่าย แต่บางคนก็บอกว่า เรื่องเวลานั้นคือของหายากในชีวิตเลยทีเดียว 

1. ตั้งเป้าในงานแต่ละอย่าง

เมื่อได้รับมอบหมายให้ทำงานตั้งแต่ 1 ถึง 10 เราต้องมาตั้งเป้าหมายก่อนว่า งานแต่ละอย่างต้องใช้เวลาเท่าไหร่ มีอุปสรรคในการทำงานอะไรบ้าง ต้องติดต่อสื่อการ หรือประสานงานกับใครบ้าง 

2. จัดลำดับความสำคัญ

จัด To-Do-List เพื่อบริหารเวลาได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น เช่น จัดลำดับความสำคัญ ว่างานไหนสำคัญให้ทำก่อน หรืออาจจะมีงานง่ายๆ แทรกเข้ามาระหว่างทาง โดยใช้เวลาทำสั้นๆ คุณต้องมั่นใจว่า สามารถทำเสร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และไม่กระทบงานสำคัญ แม้จะจัดลิสต์ไว้แล้ว แต่คุณต้องใช้ไหวพริบในการบริหารจัดการเวลา

3. สำรวจตัวเอง

ตรวจดูตารางชีวิตประจำวันตัวเองแบบคร่าวๆ ก่อน แล้วลองจดดูสิว่า ตั้งแต่ตื่นมาคุณทำอะไรเป็นอันดับแรก ใช้เวลาเดินทางไปทำงาน สำรวจโต๊ะทำงาน สังเกตตัวเองว่าชอบทำงานในสถานที่ไหน เช่น ชอบไปทำงานเงียบๆ ที่ร้านกาแฟ ชอบนั่งทำงานไปฟังเพลงไปหรือไม่ ตรงนี้ให้สำรวจตัวเอง เพราะงานที่ทำจะได้ราบรื่น คุณจะสามารถจัดการเวลาในแต่ละวัน แถมตกเย็นยังมีเวลาไปสังสรรค์กับเพื่อนฝูงหรือออกกำลังกายได้อีกด้วย

4. ทำงานอย่างฉลาด ไม่ใช่ทำงานหนัก

เคยได้ยินว่า ผู้บริหารบางคนมักชอบใช้คนขี้เกียจ นั่นเป็นเพราะคนขี้เกียจ (แต่ไม่ใช่คนโง่ ไม่เอาการเอางาน) ชอบทำเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่าย สามารถใช้วิธีลัดแก้ปัญหาโดยไม่ต้องผ่านระบบหลายฝ่ายให้น่าปวดหัวและงานเชื่องช้า ซึ่งหลายคนคิดว่าการทำงานพร้อมกันหลายๆ ชิ้นเป็นเรื่องดี แต่จริงๆ แล้วการทำงานให้เสร็จเป็นชิ้นๆ ไปทีละงานต่างหากล่ะที่จะทำให้เราโฟกัสงานนั้นได้อย่างเต็มที่ คนที่บริหารเวลาได้มีคุณภาพก็ไม่ใช่คนทำงานได้เยอะ คนที่กลับบ้านช้าหรือทำโอทีทุกวัน ไม่ได้แปลว่าคุณเป็นคนมีประสิทธิภาพแต่อย่างใด จำไว้นะคะ 

5. อย่าผัดวันประกันพรุ่ง

เดี๋ยวพรุ่งนี้ค่อยทำ แล้วแอบเปิดยูทู้บดูรัวๆ คุณรู้ไหมว่า การผัดวันประกันพรุ่งนี้มีผลเสียมากกว่าที่เราคิด นอกจากเสียเรื่องงานแล้ว ยังทำให้เราเสียเวลา เสียพลังงานไปแบบเปล่าประโยชน์ ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อชีวิตส่วนตัว ถ้าคุณรู้สึกว่างานตรงหน้านั้นใหญ่และใช้เวลามาก ลองแบ่งงานออกเป็นส่วนๆ แล้วค่อยๆ ทำไป หรือวางแผนการทำงานให้สั้นลงเพื่อเป็นการบังคับตัวเองทางอ้อม

6. วางแผนไว้คร่าวๆ

ยิ่งมีเดตไลน์การทำงานกว้างขึ้นเท่าไหร่ เซลล์ขี้เกียจก็ยิ่งแพร่กระจายมากเท่านั้น เช่น งานสำคัญงานหนึ่งมีระยะเวลาการทำงาน 30 วัน ใช่เลยว่าคุณต้องชิลล์แน่ๆ ลองวางแผนการทำงานไว้แค่ 50 เปอร์เซ็นต์จากเวลาจริงดูค่ะ ให้เวลาการทำงานตัวเอง 15 วันก็พอ หรืองานต้องส่งภายใน 1 ชั่วโมง ลองทำให้เสร็จภายใน 30 นาที การทำแบบนี้จะช่วยให้เรามีเวลาสำหรับเผื่อรับมือกับปัญหาไม่คาดคิดที่อาจมากระทบกับงาน อย่าทำงานแบบไฟลนก้นเป็นอันขาดเชียว

7. ไม่ต้องทำงานทุกอย่างก็ได้

หลายคนทำได้ทุกอย่าง รู้สึกมีไฟอยากที่จะทำ สนุกกับงานจนลืมเวลาพักผ่อน เวลาส่วนตัว ฉะนั้นเตรียมพูดปฏิเสธเอาไว้บ้าง ถ้ารู้สึกว่างานที่มีอยู่ตอนนี้เยอะจนล้นมือแล้ว ง่ายๆ เลยค่ะ เราสามารถดูจาก To-Do List ที่ทำเอาไว้ในข้อ 2 อย่าทำตัวเป็นกัปตันมาร์เวลที่สู้งานทุกอย่าง เพียงทำงานให้พอดีกับเวลา และสนุกกับมันค่ะ

ลองทำตาม 7 เคล็ดลับที่ ‘มิสบลูมวูด’ แนะนำดูสิ จากนั้นลองประเมินดูก็ได้ว่าคุณสามารถบาลานซ์เรื่องการทำงานกับเรื่องเวลาได้ดีขึ้นหรือไม่ ถ้าใช่ก็เดินหน้าทำต่อไป แล้วชีวิตคุณจะดีขึ้นแน่นอนค่ะ



Advertising